Minnesanteckningar från OPASTRÄFF 8-9 juni 2009 på Helsingborgs Konserthus
Måndag 8 juni 2009 Länk till bilder

Morgan Pålsson som sammankallat till denna träff började med att hälsa alla deltagare välkomna. För att få veta lite om oss alla gick vi bordet runt för en kort presentation.

Lina Assarsson, Göteborgs Konserthus, planeringsassistent, lina@gso.se
Tryggve Palmqvist, Göteborgs Konserthus, bitr. orkesterchef, tryggve @gso.se
Helen Farr, Stavangers Konserthus, notbiliotekarie, helen.farr@sso.no
Kristiane Norvoll, Stavangers Konserthus, programplanerare, kristiane.norvoll@sso.no
Arne Nilsson, Göteborgs Konserthus, IT-ansvarig, fagottist i orkestern, arne.nilsson@gso.se
Eirik Oliver, Stavangers Konserthus, orkesterregissör, eirik.oliver@sso.no
Nils Olaf Solberg, Bergens Konserthus, orkesterregissör, nils@harmonien.no
Inge Eriksen, Filharmonien Oslo , notbiblioteket, hornist, inge.eriksen@oslophil.com
Pär Ohlsson, Sveriges Radio, systemförvaltare Opas, musikbiblioteket, par.ohlsson@sr.se
Truls Gulbrandsen, adm- och ekonomichef Filharmonien Oslo, gulbrandsen@oslophil.com
Peter Carlsson, Göteborgs Konserthus, biblioteksansvarig, peter.carlsson@gso.se
Maria Lafveskans, Helsingborgs Konserthus, orkesterbibliotekarie /bitr. orkesterchef, maria.lafveskans@helsingborg.se
Danijel Pogarcic, Helsingborgs Konserthus, biblioteksassistent, danijel.pogarcic@helsingborg.se
Gunilla Björneman, Helsingborgs Konserthus, produktionsassistent, gunilla.bjorneman@helsingborg.se
Morgan Pålsson, Helsingborgs Konserthus, konserthustekniker, morgan.m.palsson@helsingborg.se

Därefter startade mötet med en genomgång av Arne av Opas version 9.0. Alla deltagare fick även en dokumentation av den nya versionen, där vi kan läsa oss till förändringarna och förbättringarna.

De mest frekventa frågorna angående den nya versionen är:

Vad kostar den? Ingenting – uppgradering till version 9.0 är gratis för alla klienter som har betalt teknisk supprt.

Vilka är de största visuella förändringarna? Ikonerna har blivit uppdaterade (de nya framgår av dokumentationen). Skärmlayouten har förändrats – fält och rutor har en mer logisk layout.

Vilka är de största praktiska förändringarna? Enter-knappen utför direkt en sökning (som tillägg till F8-knappen). Det är lättare att skapa en egen sökfunktion och exportfunktion.

Lättare att lägga till information i Nummer, Tid och Data-fält . To-Do-listan/Checklistan ger många nya valmöjligheter.

Arne gick också igenom det nya programmet Quick Booking som är ett snabbt och effektivt sätt att boka t ex lokaler och se vilka lokaler som är bokade – lämpligt för exempelvis receptioner (man kan inte skapa nya aktiviteter i QB). Göteborg har Quick Booking-systemet i receptionen. Det ligger inte i OPAS utan som en separat del. Det kostar 800 euro och 80 euro/licens.

Kristiane visade Stavangers upplägg för ”tjensteplan”. Man lägger in ”notater” som är en lista med uppgifter som man använder i olika nivåer (1, 2 ,3) för att aktivera olika konserter. Nivå 1är det som är planlagt. Kristiane visade också deras rapport Program overview för att ta fram t ex Säsongen 09/10, som ger en översikt vecka för vecka – effektivt att använda för Programrådet.

Vi gick också igenom olika projektdefinitioner. Göteborg har två olika projektnr för konsert+turné för att få in alla kostnader som hör ihop.

Arne visade olika sätt att starta OPAS på. Inifiler med passlister för att få det språk man vill ha. Arne visade även exempel från Daniel bibliotek.

Efter lunchen gjorde vi en rundvandring i huset för att se Konserthusets nyrenoverade lokaler.

Arne visade en ny rapport som Göteborg använder sig av efter sitt nya avtal med musikerna. Allt arbete räknas som ”inställelse” och man kan ha max 285 inställelser/säsong. Varje stämledare planerar sin stämmas arbete. Rapporten går till excelark där all ersättning kan räknas ut och ligga till grund för löneuppgifter.

Arne gick sedan igenom Turnéupplägg där man kan lägga in all data för resor, flyg, hotell m m.

Nils Olof visade en rapport från OPAS som en PC-tekniker utvecklat och skräddarsytt för Bergens behov – en ”pröveplan” ett övningsschema.

Pär berättade om det nya OPAS Online (en vecka gammalt) som innebär att t ex orkestern kan få tillgång till OPAS för att ”titta” – inte några redigeringsmöjligheter. Detta system kan så småningom ersätta tryckta listor/rapporter. Systemet är ännu inte färdigutvecklat. Det kostar 1500 euro som är en engångsavgift.

Sedan tittade vi på sajten Fine Arts Software där det bl a finns How to Guides. Detta avslutade arbetsdagen på Konserthuset. På kvällen träffades vi igen för gemensam middag på restaurangen Oz Emellan nere i Norra Hamnen.

Tisdag 9 juni 2009

Nu skulle vi äntligen få möta OPAS-skaparen i verkligheten då Hubert Wölbitsch lyckosamt nog befann sig på semester i Sverige,och tog omvägen om Helsingborg för att träffa några ivriga OPAS-användare.

Hubert började med att presentera OPAS Online lite mer detaljerat än vi gjort under måndagen. Specificerade kostnaden 1500 euro + 30 euro/månad beroende på vilken server man lägger programmet på. Programmet uppdateras så ofta man vill (egen server). Man kan definiera vem som kan se vad. Klicka på konsert (röd) och se vad som gäller för konserten (verk, instrumentation) – inte redigerbart. Man kan ta reda på vad man vill ha och skräddarsy behoven.

Därefter gick Hubert igenom Quick Booking , som är ”quick and easy” utan alltför många detaljer. Har funktionen ”drag & rop”; vill man bara se konsert välj konserter; går att kopiera allt som finns i bokningen och flytta. Kostnad 800 euro + support 80/licens, obegränsat antal användare. Allt du gör i QB hamnar direkt i OPAS. Framfördes önskemål om få funktionen ”drag &drop” även i kalendern i OPAS.
Kommer till hösten 2009.

Lina frågade om uppdatering i kalendern – önskar kunna göra flera inställningar innan den uppdateras. Hubert undersöker.

Lina undrade (som i Photoshop) om det går att dra ut fönster utanför OPAS om man har två skärmar. Går inte.

Kan man importera data till OPAS? Går, men komplicerat. Kan man använda ”drag &drop” från excel till OPAS – nej.

Hubert berättade om Quick Export och programmet Seating Plan Management (för att se placering i pulter), kostar 300 euro – inga färdiga rapporter.

Eirik frågade om man kan få statistik på hur musikerna har suttit i stämman. Det går att göra ett excelark för att få fram detta – seating assignments.

Kristiane önskade en rapport där slagverken specificerades. Det går att göra en sådan skräddarsydd rapport.

Lina önskade en ”pop up”-varning om instrumentationen kräver fler musiker än orkestern består av.

Hubert skulle kunna skräddarsy en lösning för Göteborg.

Helen frågade om att lägga in dokument – viktigt att veta var filen ligger. På frågan om du vill spara i ny folder svara Nej.

Daniel frågade om specialtecken – går ännu inte att infoga.

Kan man skriva ut med hjälp av ctrl P – nej.

Pär – kan man visa även satserna i ett verk i snabbvisningen i kalendern? Hubert undersöker.

Maria hade en fråga om man kunde få ut en månadsrappor/tjänstgöringslista med alla uppgifter inkluderade – möjlighet finns att skräddarsy en sådan rapport – skicka önskemål till Hubert.

Lina undrade om man kunde gå från OPAS till andra arrangörer angående events och uthyrning, kontrakt och fakturor. Inte aktuellt enligt Hubert.

Hubert visade hur man delar med sig av Quick Export.

Pär skulle vilja lägga in flera orkestrar, körer i händelser – men hur lägga in, svårt att särskilja.

Det diskuterades hur man använder OPAS-kalender på den interna hemsidan. Göteborg visade hur de gör.

Finns problem mellan OPAS och nya Windows – nej.

Ytterligare frågor och problem kan mejlas till Hubert! hubert@woelbitsch.com

Vi tackade Hubert för att han kommit till vår konferens och avslutade med att preliminärboka nästa års OPAS-träff – mötesplats blir Stockholm 19-20 april 2010.

Anteckningar Gunilla Björneman

Maillista:

lina@gso.se; tryggve@gso.se; helen.farr@sso.no; kristiane.norvoll@sso.no; arne.nilsson@gso.se; eirik.oliver@sso.no; nils@harmonien.no;inge.eriksen@oslophil.com; par.ohlsson@sr.se; gulbrandsen@oslophil.com; peter.carlsson@gso.se; maria.lafveskans@helsingborg.se;danijel.pogarcic@helsingborg.se;
gunilla.bjorneman@helsingborg.se;sten.cranner@harmonien.no;katarina.danielsson@gso.se;lars.nystrom@gso.se; morgan.m.palsson@helsingborg.se;ole.tobiaslindeberg@harmonien.no;christian.halberg@malmo.se;gunnar.possnert@telia.com;dan.thomas@son.norrkoping.se